Получить пропуска на парк — проект на неделю. Удержать их действующими — постоянная работа, и ломается она обычно не на сложности процедуры, а на стыках между отделами.
Почему процесс важнее процедуры
Оформить пропуск умеет любой логист после первого раза. Проблема в том, что пропуск живёт, пока выполняются условия его выдачи, а условия эти обслуживают разные люди.
За штрафы отвечает бухгалтерия, за техосмотры — механик, за договоры — коммерческий отдел, за трекеры — служба эксплуатации. Каждый делает свою часть, а пропуск слетает на стыке.
Одна точка ответственности
Работающая схема — один человек, который раз в неделю проходит весь список целиком, независимо от того, чья формально зона.
- Реестр по каждому госномеру — записи на месте, зоны верные.
- Задолженности по организации — ГИБДД, МАДИ, АМПП, ФССП.
- Диагностические карты с окончанием в ближайшие два месяца.
- Договоры с контрагентами в зоне — сроки окончания.
- Активность трекеров РНИС — нет ли машин с многосуточным молчанием.
Пятнадцать минут в неделю. Альтернатива — до двух недель простоя на каждую машину, у которой сняли пропуск.
Таблица, которой хватает
Госномер, зона пропуска, дата окончания пропуска, дата окончания диагностической карты, контрагент и дата окончания договора, дата последней проверки реестра.
Отсортированная по датам окончания, она сразу показывает фронт работ на месяц вперёд. Смысл не в аккуратности, а в том, чтобы сроки были видны до их наступления.
Смена машин
Пропуск привязан к транспортному средству и не переносится. Продали машину — её пропуск больше не нужен; купили новую — нужно новое заявление со стандартным сроком рассмотрения.
Правило простое: заявление подаётся сразу после постановки на учёт, а не когда машина понадобилась в рейсе. Две недели ожидания проще пережить заранее.
Смена сотрудников
Заявления привязаны к учётной записи на mos.ru, под которой поданы. Если пропуска оформлял уволившийся логист со своего аккаунта, история обращений уйдёт вместе с ним.
Подавайте с корпоративной учётной записи организации. На действующие пропуска это не влияет — они в реестре, — но переписка и возможность отвечать на замечания сохранятся.
Первый запуск процесса
Соберите список машин с массами по ПТС, определите зоны по фактическим маршрутам, проверьте задолженности и карты по всему парку разом, подключите РНИС там, где его нет, соберите договоры с контрагентами в зонах — и подавайте заявления пачкой.
Это неделя работы одного человека. Дальше остаётся только еженедельная сверка.
Частые вопросы
Кто в компании должен отвечать за пропуска?
Один человек, проходящий весь чек-лист целиком: реестр, задолженности, сроки карт и договоров, активность трекеров. Разделение по отделам приводит к тому, что пропуск слетает на стыке зон ответственности.
Что делать при покупке новой машины?
Подавать заявление сразу после постановки на учёт. Пропуск не переносится с проданной машины, а рассмотрение занимает до 14 рабочих дней для годового.
Что будет, если машина продана, а пропуск на неё остался?
При проверке возникнет расхождение между сведениями о владельце и заявителе — это основание для аннулирования, которое может затронуть и другие заявления организации.
Сколько времени занимает поддержание пропусков?
Около пятнадцати минут в неделю на весь парк при заведённой процедуре. Первый запуск — примерно неделя работы одного сотрудника.